Det hör till vanligheterna att man i en upphandling av arbetskläder till vård och omsorg ställer krav på klädernas funktion och komfort. Av naturliga skäl måste kläderna vara anpassade till jobbet som ska utföras och upplevas som sköna av personalen som använder dem. För att lyckas med detta är det viktigt att ställa rätt typ av krav på kläderna och att använda en lämplig metod för att utvärdera plaggen, så att de verkligen uppfyller de faktorer som efterfrågas.
Även om det inte finns någon uttalat “rätt metod” för att utvärdera vårdkläder så finns det 3 nyckelfaktorer som bäddar för ett lyckat resultat:
- Behovsanalys
- Transparens och information
- Avsätt tid och resurser
Behovsanalys
För att veta vilka funktioner och egenskaper som ska utvärderas på vård- och omsorgskläderna är det viktigt att först göra en behovsanalys. Genom att prata med personalen som ska använda kläderna får man in värdefull information om vad de anser är viktigast. Är det kanske viktigt att vårdblusen kan anpassas i midjevidden för förbättrad passform, eller att byxorna har resår och dragsko i midjan istället för knappar?
Vi har tidigare skrivit om hur man upphandlar arbetskläder som personalen gillar där vi konstaterar att personalens delaktighet är en grundläggande faktor för att lyckas. Detsamma gäller här. En metod för att uppnå detta är t.ex. att upphandlare, textilombud eller personalombud ingår i samma arbetsgrupp för att samla in och diskutera synpunkterna från vårdpersonalen.
Detta ligger sedan som grund för vilka krav som ska ställas på kläderna i upphandlingen. Redan när man formulerar sina krav är det viktigt att ha i åtanke hur dessa krav ska utvärderas. Detta för att undvika krav som senare visar sig svåra att utvärdera och därmed verkningslösa.
Transparens och information
I upphandlingsdokumenten är det viktigt att vara transparent och tydlig med exakt på vilket sätt och på vilka grunder vårdkläderna kommer att bedömas. Det ger leverantören större möjlighet att erbjuda de kläder som bäst uppfyller kraven.
På samma sätt måste personerna som ansvarar för och utför utvärderingen vara välinformerade om vilka bedömningsgrunder som gäller samt vilka krav som har ställts i upphandlingen. Själva utvärderingsförfarandet måste även vara noggrant beskrivet för att säkerställa att alla plagg utvärderas på exakt samma sätt.
Avsätt tid och resurser
Oavsett vilken utvärderingsmetod man väljer, t.ex. referensgrupper bestående av kravställare eller användartester som sker av faktiska användare i verksamheten, så kommer utvärderingen att kräva både tid och resurser.
Tänk därför på att:
- planera in tillräckligt med tid för utvärdering
- rätt personer har avsatt tid för att medverka i utvärderingsgruppen
- använda protokoll och standardiserade bedömningar som underlättar likabehandling och sammanställning
- avsätta tid för sammanställning av utvärderingsresultaten.
Det är även en god idé att testa utvärderingsmodellen redan i planeringsstadiet, exempelvis i möten med leverantörer eller i form av en Request For Information.
Sammanfattning
För att sammanfatta så är nyckelfaktorerna för en lyckad utvärdering att ha god kännedom om vilka egenskaper hos vårdkläderna som är viktigast för personalen, att utvärderingskriterierna är tydliga för både leverantören och utvärderingsgruppen samt att det finns tillräckligt med tid och resurser för att genomföra en fullgod utvärdering.
